Ogni evento è come una prima...Pronti ad andare in scena?

Organizzare un evento significa avere a che fare con clienti di qualsiasi genere, e con esigenze di ogni tipo.  
Per questo è necessario mettere in gioco il talento di una squadra che ci sappia fare, sotto ogni punto di vista.  
Questo è probabilmente l'elemento più importante: avere la squadra giusta, con le persone giuste che sappiano mettere le proprie capacità all'opera insieme a quelle degli altri. 
Solo così è possibile far fronte ad un'attività che, nonostante richieda una forte organizzazione alle spalle, si concretizza sotto gli occhi attenti dei clienti, dei loro ospiti di tutti i partecipanti ad un evento.

Immaginate il cliente perfetto (o almeno immaginate quello che, dal mio punto di vista, è il cliente perfetto): l'agenzia blasonata di professionisti che deve organizzare  un grande evento, con degli sponsor alle spalle che, incredibilmente, sono sopravvissuti a crisi, fusioni e ridimensionamenti.

Gli ingredienti positivi ci sono tutti: la data è interessante, la location a portata di mano, il budget sembra non essere il problema numero uno, purchè, naturalmente, si faccia bella figura. 

Certo,  non capita spesso e, soprattutto, non capita mai se non c'è già una "storia" con il tuo interlocutore : 
Ovvero, 
nessuno ti commissionerà mai un grande evento se già non ti conosce ed ha già lavorato con te. 

Tutto accade "durante lo show",  quando lo spettacolo comincia e deve per forza andare bene, perchè non ci sarà una seconda occasione!.

Cosa occorre perché questo accada? 

Tutto inizia con uno scambio intenso di email e telefonate con il cliente, per definire il programma, individuare la location, scegliere il menù, mise en place,tovagliato ,sedute, oltre che a fare un po' di equilibrismo tra le varie proposte in gioco ed il budget destinato all'evento... 
I sopralluoghi sono più di uno, per stabilire la posizione del catering, l'area destinata alla musica, e di tanti altri dettagli, come addobbi floreali, decorazioni e stampa del menu..

In men che non si dica mancano solo pochi giorni dalla realizzazione dell’evento, ormai curato in ogni minimo dettaglio grazie a settimane di pianificazione .

Ed ecco i primi ospiti:

i soprabiti vengono presi in consegna dalle hostess al guardaroba, il Welcome inizia, ed i tavoli per l’aperitivo all’improvviso si riempiono, mentre gli ospiti si ambientano nella location con un calice di champagne.

La cena ha quindi inizio: ogni invitato prende posto mentre la musica accompagnerà gli ospiti per tutta la serata. 

La serata entra nel vivo , serviti primi e secondi, l’angolo show-cookig delle crepe,...tutto procede per il meglio!

Il servizio catering dev'essere sempre efficiente, l'ambiente confortevole, allestito con cura e pianificato per anticipare ogni minimo inconveniente; 

E, soprattutto, il cliente dovrà avere sempre  l'impressione che tutto questo sia un investimento che valga la pena!

Come? 

A volte bastano piccoli gesti a far trapelare l'eccellenza del servizio: 
accompagnare un ospite al guardaroba anzichè indicarlo, rispondere con cortesia,o far visitare le cucine od il backstage  durante il servizio agli ospiti più ragguardevoli senza il timore di svelare un'organizzazione approssimativa sono elementi che contraddistinguono davvero poche organizzazioni.

Detto questo, 
ieri sera cena aziendale per AXA a "la Posteria" a Milano , e domani wedding a"la Valera"ad Arese....

Ogni evento è come una prima..
Pronti ad andare in scena?
Celebrate ♥ MadeWithLove